【仕事が遅くて残業が多い社会人必見!】デスクワークの仕事のスピードをアップさせる5つの方法

今回は仕事が遅くて残業が多い社会人必見!デスクワークの仕事のスピードをアップする方法を解説したいと思います。

実際に私が身に付けて仕事が速くすることが出来たノウハウです。これによって残業は大分減らすことが出来ました

こんな人に読んでもらいたい!

  •  とにかく仕事が残ってしまって残業だらけの人
  • 上司や先輩に「このグズ、のろま!まだ終わってないのかよ!」と言われて辛い人
  • デスクワークがどうしても苦手な人

この記事を読んで戴ければ、上司や先輩に怒られることが少なくなるだけでなく、残業が減ること間違いなしでしょう。

 

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整理整頓する

仕事をする環境によって仕事のスピードは変わってきます。

 

整理整頓は必須

まずは何においても整理整頓です。

仕事をする環境が整っていなければ、仕事のスピードはアップしていきません。

デスクワークならば、当然デスク周りということになります。

どこに何があるのかが分かり易くするのはもちろんのこと、自分の動きの邪魔になるようなところにモノを置かないだとか、さらには気が散りやすいものを目の付く場所には置かないようにしましょう。

それに整理整頓されていないデスクでの仕事は、とにかくストレスが貯まるものです。

ストレスは仕事のスピードを下げます。

イライラすると休憩取りたくなったりするじゃないですか。それで休憩したら、その時間は仕事してないんですからスピードが落ちていると言えますよね。

 

用意周到を心掛ける

それに仕事のスピードが速い人は、用意周到でもあります。

いかにストレスを感じない様にしておくかというのを考えて生活していて、それが仕事のスピードアップにつながっているんですよ。

なので常に整理整頓だけでなく、様々なものを準備しておきましょう。

ほっとくとパソコンの前に資料が山積みになってて、「アレ?あの資料はどこだっけ?」と仕事の手を止めて捜索隊になってたりしますからね。

そうなるとそこに時間がとられてさらに仕事のスピードが遅くなりますので、毎回整理整頓しておきましょう。

 

1つの仕事を細分化して優先順位をつける

仕事量は変わらなくても、1つの仕事に対する捉え方でスピードは変わりますよ。

 

仕事を細分化

まず1つの仕事を1つとして捉えるのではなく、幾つかの仕事の集まりであると考えて細分化します。

大体の目安ではありますが、最も小さい単位で細分化するならば1つ辺り1時間で終わるレベルまで細分化すると良いでしょう。

なぜ細分化するのかというと、作業への集中力が変わるからです。

例えば3日かかる仕事の場合、そのまま「1つの仕事・3日かかる」と考えて仕事をしてしまうと、人間はそこまで長時間集中力が続かないので、どこかで中だるみしちゃうんですよね。

ですが1つの仕事を細分化することで1つ1つの仕事の完了までの時間が短くなり、集中力を上手く注げるようになります。

集中していれば、当然仕事のスピードもアップしますよねってことですね。

 

優先順位をつける

そしてさらにその細分化された仕事に対して、優先順位を付けます。

例えば―――

  • 何を最優先にしなければならないのか
  • 何を優先して仕事をした方が効率的なのか
  • どの順番で仕事をしないと無駄な動きにならないのか

―――などといったことを考えつつ、優先順位付けします。

また、そうやって前もって優先順位をつけておくことで1つの仕事が終わった後、次にやるべき仕事がすぐに分かるので、その間のタイムロスもなくなります。

優先順位をつけることは、とにかく無駄を省いて効率化を考えることなので、結果仕事のスピードがアップすることになるわけですね。

私も昔は何度となく失敗したものです。目の前にある仕事からテキトーに着手して、途中で「アレ?こっちを先にやっとかないとダメじゃね?」ってなって、またやり直す羽目になったり。

なのでそんなことにならないよう、細分化→優先順位付けはしっかりとやっておきましょう。

 

細かなスケジューリングをする

何事も計画的にやることで仕事のスピードアップにつながります。

 

しっかりとスケジュールする

次に細かなスケジューリングを行います。

週単位を基本とし、出来れば日単位でスケジューリングすると良いでしょう。

とにかく細かくしておくことが大事です。可能なら時間単位のスケジュールでも構いません。

これもまた、少しでもタイムロスを減らす―――無駄を省くことによるスピードアップを考えていますが、それ以外にも集中力アップにつながるからですね。

人は記録を付けると自己肯定感があがって集中力が増します。

スケジュールに1つ1つの仕事が終了した記録をつけることで集中力がアップし、結果仕事のスピードアップにつながります。

また細かなスケジューリングをすることで、余計な仕事を増やさずにすむように出来ます。

どういうことかというと、新たに仕事を追加で頼まれた場合ですね。

スケジューリングが大まかだと、新しい仕事を追加で頼まれた時に「まぁ何とかなるか」と安請け合いをしてしまいかねません。

スケジューリングが細かければ、仮に新しい仕事が入り込む余地がないことが分かれば、その場できちんとその仕事を断ることが出来ることでしょう。

出来ない仕事をきちんと断ることも、作業のスピードアップに影響するものですからね。

 

スケジューリングの注意点

スケジューリングをするときの注意点としては―――

  • スケジューリング自体に時間をかけ過ぎないこと
  • 余裕のあるスケジューリングをすること

―――になります

仕事のスピードアップのためのスケジューリングなのにスケジューリング自体に力を注いでしまっては本末転倒ですからね。

また余裕のないスケジューリングは焦りを生んだりしてミスを生んだり、あるいはモチベーションが下がって逆に仕事のスピードを落としてしまいかねないからです。

なので余裕を持ったスケジューリングをパパっとやってしまって、すぐに仕事に取り掛かりましょう。

 

仕事内容に完璧を求めない

完璧さは仕事のスピードアップの妨げになる言えるでしょう。

 

誰も貴方の完璧を求めてない

スケジューリングが済んで仕事をやり始めたら。

とにかく仕事の内容に完璧を求めない様に努めましょう。

そもそも完璧というのは、誰にとって完璧なのかを考えてください。

当然仕事を依頼した人にとって完璧になることであって、そこで初めて完璧な仕事であると言えるのです。

つまり完璧は、自分で判断するもんじゃないんですよ。自分にとっての完璧なんて、ただの自己満足でしかないんです。

そんな自己満足に時間を費やすことは、仕事のスピードアップの妨げになることでしょう。無駄な時間を過ごすことになりかねないわけですから。

 

途中で依頼者に見てもらう

最初から完璧なものを目指す―――つまりは完全なものを作るのではなく。

ある程度出来上がったら、その仕事を依頼した人に見てもらうと良いでしょう。

ポイントは途中の段階で見てもらうことです。

最低でも1回以上。可能なら2、3回と相手が許容してくれそうなレベルまでは繰り返し見てもらうと良いですね。まぁその辺の匙加減は少し難しいですけど。

自分の中で途中だなと思える出来上がりで見てもらうことで、相手がどの程度の完璧―――完成品を求めているのかが分かりますし、間違った方向で仕事を進めていた場合はすぐに方向修正できます。

そうやって事前に確認することで無駄になりそうなこと省き、仕事のスピードアップにつなげるのです。

「仕事においては、どちらかというと完璧主義」って人は結構いらっしゃるとは思いますが、本当に注意してください。

意外とこっちが「完璧だ!」と時間をかけて仕事をしても、仕事を依頼した人からすれば「ここまでしなくても良かったのに。そうしたらもう少し早く出来たでしょう?」とダメ出しされることもありますから。

 

パソコンスキルを磨く

仕事のスピードは技術によってもアップします。

 

パソコンのスキルアップ=仕事のスピードアップ

最後に、パソコンのスキルを磨くことで仕事のスピードアップを図ります。

今の時代、デスクワークと言ったらパソコンを使うのが当たり前の世の中です。パソコンをいかに使いこなすかで、仕事のスピードは段違いに変わってきます。

まずブラインドタッチは出来るようになっておくと良いでしょう。

最初は慣れるまで難しいですが、仕事において打つ言葉っていうのは大体決まっていて、手の動きもそれに合わせて決まっていますから、慣れると楽器を弾くように手が動くようになりますよ。

ポイントはちゃんと全ての指を使うようにすることです。

人差し指だけのタッチはブラインドタッチに向いていないので、ちゃんと全ての指を使うようにしてください。

 

ショートカットキーをマスターしよう

そして何より仕事のスピードアップに重要なのは、やはりショートカットキーですね。

これをいかに覚えるか―――これが大事です。

なぜそんなにショートカットキーが大事なのか……それは覚えるとマウスを使わずに済むからです。マウスを使う為に手をキーボードから離すこと―――これが凄いタイムロスなんですよ。

なのでデスクワークで仕事のスピードアップを図ろうと思った時に、一番すぐに効果が出る物理的な方法は、ショートカットキーだと言えるでしょう。

ショートカットキーは幾つもありますが、まずはファンクションキーを使いこなすことをおすすめします。キーボードの上の方にある「F7」とか[F8」とかのヤツです。

単体で効果のあるものもありますが、他のキーと同時に押すことで効果のあるものもありますので、その辺りは色々試してもらえると良いですね。

参考書なんかも出てますので、こちらを購入して勉強してみてはいかがでしょうか。

 

【まとめ】いかに効率を意識できるか

いかがでしょうか。まとめると―――

POINT!

  • 整理整頓は絶対
  • 1つの仕事を細分化・優先順位付け
  • 細かなスケジューリング
  • 仕事に完璧を求めない
  • パソコンスキルを磨く

―――になります。

全体と通してまとめると、デスクワークの仕事をスピードアップさせるには「いかに効率よく仕事をするか」という一点に尽きます。

なので効率化を常に意識して仕事をすることが大切になってくるわけですが、上記はそれらを具体的な手段として書かせていただいたってカンジですね。

特に環境は大事です。仕事は環境が命だったりするものなんですよ。

集中力やモチベーション、ストレスなど精神的に影響を与えますから、それらを上手くコントロールすることがデスクワークの仕事のスピードアップにつながることでしょう。

 

以上。

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